Digitale Aktenbewirtschaftung
 

Die digitale bzw. hybride Aktenführung gewinnt immer mehr an Bedeutung. Die Bewirtschaftung der digitalen Ablagen erfordert jedoch ein hohes Mass an Disziplin: Projekte bzw. Geschäfte müssen nach bestimmten Regeln strukturiert, benannt und nach einer definierten Zeit bereinigt werden.

Um kostspielige Reorganisationen der digitalen Ablagen und Langzeitarchive zukünftig zu verhindern, bieten wir verschiedene Instrumente und Dienstleistungen an:

• Lifecycle: Der Lifecycle beschreibt den Lebenszyklus und die Phasen, die ein Dokument durchläuft. Wir definieren für jede Registratur-Position, wie lange die darin registrierten Geschäfte/Dossiers in der digitalen Ablage (GEVER) verbleiben bzw. wann und ob diese ins digitale Langzeitarchiv (dLZA) überführt oder vernichtet/gelöscht werden.

• Namenskonvention: Für eine längerfristig funktionierende elektronische Geschäftsverwaltung ist die korrekte Registrierung und einheitliche Benennung der Geschäfte absolut zentral. Die digitale Ablage erfordert daher die Einführung von Namenskonventionen sowie die Ausarbeitung von einheitlichen Dossiers-Strukturen.

• Migration: Nach der Einführung einer digitalen Geschäftsverwaltung übernehmen wir für Sie, wo nötig und sinnvoll, den Transfer von ausgewählten Dokumenten aus den File-Ablagen ins GEVER.

• Service und Qualitätskontrolle: Im Rahmen eines regelmässigen Service-Auftrags überprüfen wir, ob die definierten Regeln und Abläufe aus dem Bereich Namenskonvention auch wirklich umgesetzt werden. Die Überprüfung ist auch als Vorbereitung für die digitale Langzeitarchivierung (dLZA) zu verstehen.

• Schulungen: Wir entwickeln gegenwärtig Schulungsangebote (verwaltungsübergreifend oder abteilungsspezifisch) für die digitale Aktenbewirtschaftung.