Grundlagen und Beratung

Situationsanalyse

Am Beginn der Arbeiten steht in der Regel eine umfassende Situationsanalyse, in welcher das Records Management (Schriftgutverwaltung) der Verwaltung beschrieben wird. Aus der Analyse lassen sich Handlungsempfehlungen ableiten, die das weitere Vorgehen und die möglichen Arbeiten aufzeigen.

Registratur- und Aktenplan

Um eine effiziente und nachvollziehbare Geschäftstätigkeit zu gewährleisten, müssen sämtliche Projekte, Geschäfte, Dossiers und Dokumente über eine gemeinsame Ordnungsstruktur verwaltet werden: dem Registratur- oder Aktenplan. Der Registraturplan nimmt in der Verwaltung den Stellenwert eines Führungsinstruments ein und ist das oberste Ordnungssystem der physischen und digitalen Aktenbewirtschaftung. Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen ein massgeschneidertes Ordnungsinstrument oder beraten Sie bei der Anpassung eines bestehenden Plans.

Beratung

Unsere jahrelange Erfahrung macht uns zu Experten auf dem Gebiet der physischen und digitalen Aktenbewirtschaftung. Gerne beraten wir Sie in folgenden Bereichen:

• GEVER (Geschäftsverwaltung): Die «Technik» bzw. Applikation wird Ihnen vom jeweiligen GEVER-Anbieter zur Verfügung gestellt. Wir beraten und unterstützen Sie bei inhaltlichen Fragen rund um die Einführung und Bewirtschaftung von GEVER.

• Fusionen, Zusammenschlüsse und Standortwechsel: Wir besitzen das nötige Knowhow und sind vertraut mit der Planung (Ablauf, Mengengerüst, Platzbedarf, Mobiliar), Realisierung und Beurteilung neuer Archivstandorte.

• Anleitung bei Archiv- und Verwaltungsreorganisationen: Falls Sie ein Projekt selbst durchführen möchten, erstellen wir gemeinsam mit Ihnen interne Arbeitsanweisungen (Zeitplan, Material, Vorgehen).

• Schulung: Für unsere bestehenden Kundinnen und Kunden bieten wir (bspw. bei Personalwechseln) eine Einführung in die Ablage- und Archivbewirtschaftung an.

• Digitalisierung: Wir beraten Sie bezüglich der Frage, ob eine Digitalisierung analoger Akten, Bücher, Fotografien oder anderer Spezialbestände sinnvoll ist, und helfen Ihnen die dafür notwendigen Arbeitsschritte in die Wege zu leiten.